Kennen Sie das?
- Dokumente kommen als PDF, Scan, Foto oder Mail-Anhang — immer anders
- Mitarbeiter tippen Positionen, Nummern und Daten manuell ab
- Fehlerquote 3–8%, jede Korrektur kostet Zeit
- Verspätete Verarbeitung blockiert Freigaben und Abrechnung
Lösung · Operations & Backoffice
Frachtpapiere, PODs und Lieferscheine schneller prüfen.
- Pilot in 2–4 Wochen
Transportdokumente, Lieferscheine, CMRs, PODs und Rechnungen werden automatisch erkannt, extrahiert und zur Prüfung aufbereitet. Ihr Team prüft und gibt frei.
Passt gut, wenn …
- Logistik-, Spedition- und Handelsunternehmen mit hohem Dokumentenvolumen
- Backoffice-Teams, die heute noch viel abtippen
- Unternehmen mit ERP/TMS, das per API ansprechbar ist
So lösen wir das
Automatische Extraktion mit klarer Prüfansicht. Mensch entscheidet über Ausnahmen.
1. Dokument erkennen
Das System erkennt den Dokumenttyp (Lieferschein, CMR, POD, Rechnung) und ordnet es dem richtigen Prozess zu.
2. Daten extrahieren
Alle relevanten Felder (Positionen, Mengen, Nummern, Daten) werden ausgelesen und strukturiert.
3. Fehler markieren
Unsichere Felder und Abweichungen (z. B. Mengendifferenzen) werden farblich hervorgehoben.
4. ERP-Export vorbereiten
Der Datensatz wird so aufbereitet, dass er nach Freigabe per Klick ins ERP/TMS geht.
Vorher · Nachher
Vorher
- 4 Mitarbeiter, 1.200 Dokumente/Tag
- Bearbeitung: 3–5 Minuten pro Dokument
- Fehlerquote 5–8%
- Manuelles Abtippen und Kopieren
Nachher
- Bearbeitung: < 30 Sekunden pro Dokument
- Fehlerquote < 1%
- System übernimmt Extraktion
- Team prüft nur Ausnahmen
Beispielhafte Kennzahlen
So sieht Entlastung aus.
Volumen
~1.200 Dokumente/Tag
Bearbeitungszeit
-85%
80h → 12h manuell
Einsparung
~35k € / Monat
bei 4 Personen im Backoffice
Richtwerte aus Piloten und vergleichbaren Projekten. Die konkreten Zahlen hängen von eurem Setup ab.
Datenschutz und Setup
DSGVO-bewusst, mit lokalem oder EU-basiertem Datenpfad je nach Projekt. Audit-Trail für jede Extraktion. Keine sensiblen Daten verlassen eure Systeme ohne klare Freigabe in der Architektur.
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Lösung · Service & Dispo
Statusanfragen und Service-Mails vorsortieren
Klassifizieren, zusammenfassen, Antwort vorschlagen — der Mensch prüft und sendet. Weniger Zeit in der Inbox, schnellere Reaktion.
Lösung · Wissen & Enablement
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SOPs, Kundenregeln und Prozesswissen zentral durchsuchbar. Antworten mit Quellenangaben, weniger Rückfragen zwischen Abteilungen.
Wie viele Stunden gehen bei Ihnen täglich ins Dokumenten-Abtippen?
Das Orientierungsgespräch zeigt, welche Dokumente sich lohnen — und welche nicht.