Lösung · Service & Dispo

Eine Inbox, die sich selbst vorsortiert.

  • Pilot in 2–4 Wochen

Eure Dispo- und Service-Inbox wird triagiert, priorisiert und bekommt Antwortentwürfe. Der Mensch bleibt im Loop — entscheidet, prüft, sendet.

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Kennen Sie das?

  • Jeden Tag 100–300 Mails, die gleich aussehen aber unterschiedlich wichtig sind
  • Statusanfragen, die nur auf eine Info warten
  • Wichtige Kundenmails gehen zwischen Newslettern und Bestätigungen unter
  • Bearbeitungszeit pro Mail: 2–4 Minuten, am Ende 4–6 Stunden/Tag/Person

Passt gut, wenn …

  • Dispo-, Service- und Customer-Success-Teams mit ≥ 80 Mails/Tag
  • Unternehmen mit klaren Kategorien (Status, Reklamation, Angebot, Rechnung)
  • Teams, die Mensch-im-Loop wollen, keine Autopilot-Bots

So lösen wir das

Keine Autopilot-Mails. Der Workflow bereitet vor — Ihr Team entscheidet.

1. Klassifizieren

Jede eingehende Mail bekommt eine Kategorie (Statusanfrage, Reklamation, Angebot, Rechnung, Sonstiges) und eine Priorität.

2. Zusammenfassen

Lange Threads werden auf 2–3 Sätze verdichtet. Der Bearbeiter sieht in Sekunden, worum es geht.

3. Antwort vorschlagen

Für Standardfälle schreibt das System einen Antwortentwurf mit Zahlen aus dem ERP/TMS.

4. Mensch prüft

Ihr Team entscheidet: absenden, anpassen, verwerfen. Nichts geht autonom raus.

Vorher · Nachher

Vorher

  • Inbox = Chaos
  • Priorisierung = Bauchgefühl
  • Reaktionszeit 3–5 Stunden
  • SLA-Erfüllung ~75%

Nachher

  • Inbox = sortiert, priorisiert
  • Fokus auf relevante Themen
  • Reaktionszeit < 1,5 Stunden
  • SLA-Erfüllung ~96%

Beispielhafte Kennzahlen

So sieht Entlastung aus.

Volumen

~300 Mails/Tag

Bearbeitungszeit

-60%

5h → 2h pro Person

Einsparung

~65k € / Jahr

bei 3 Personen im Mail-Handling

Richtwerte aus Piloten und vergleichbaren Projekten. Die konkreten Zahlen hängen von eurem Setup ab.

Datenschutz und Setup

DSGVO-bewusst: Datenpfad, Rollen und Hosting werden vor Pilotstart geklärt. Keine Consumer-KI für Kundendaten. Wir entscheiden gemeinsam, welche Mailadressen, Kategorien und Felder überhaupt verarbeitet werden dürfen.

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Wie viele Stunden verliert Ihr Team täglich in Mails?

Im Orientierungsgespräch rechnen wir das gemeinsam durch — realistisch, ohne Sales-Show.

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