Datenschutzerklärung

Stand: 9. September 2026

1. Verantwortliche Stelle

Fluxward GmbH
Vertreten durch die Geschäftsführer David Rofall und Frederic Baltes
In Gerichhausen 23a
41844 Wegberg, Deutschland

Telefon: +49 170 3211648
E-Mail: hello@fluxward.com
Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Grundsätze, Rechtsgrundlagen und Rechte

Diese Website informiert über unser Dienstleistungsangebot und ermöglicht die Kontaktaufnahme sowie die Anfrage von Erstgesprächen. Sie können unsere Informationsseiten grundsätzlich besuchen, ohne selbst Kontaktdaten anzugeben. Technisch notwendige Verbindungsdaten werden dabei verarbeitet.

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten solche Daten, soweit dies für die Bereitstellung der Website, die Bearbeitung Ihrer Anfrage, vorvertragliche Maßnahmen oder einen Vertrag erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für Sicherheit und Missbrauchsabwehr Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Einwilligungsabhängige Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erfordern.

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe solcher Gründe widersprechen.

Für Ihre Rechte können Sie sich an hello@fluxward.com wenden. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Sie sind grundsätzlich nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die jeweils erforderlichen Angaben können wir eine Anfrage, einen Vertrag oder eine gewünschte Funktion gegebenenfalls nicht bearbeiten. Auf dieser Website findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbarer Wirkung statt; wir erstellen keine Besucherprofile.

3. Hosting und Server-Protokolle

Unsere Website und ihre PostgreSQL-Datenbank laufen auf einem eigenen virtuellen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Der Server befindet sich in Nürnberg.

Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, HTTP-Status, Herkunftsseite sowie Browser- und Betriebssysteminformationen gehören. Dies dient der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Angebot.

Ein vollständiges Zugriffsprotokoll aller Seitenaufrufe wird nicht geführt. Begrenzte Fehler-, Sicherheits- und Betriebsprotokolle können die genannten Daten enthalten. Systemprotokolle sind auf sieben Tage und insgesamt 100 MB begrenzt. Die Anwendungs- und Datenbank-Container verwenden eine Rotation mit höchstens fünf Protokolldateien zu jeweils 10 MB. Diese mengenabhängige Rotation ist keine feste Löschfrist in Tagen.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Retargeting-Cookies ein. Erst wenn Sie Ihre Datenschutzauswahl treffen, speichern wir diese im notwendigen Cookie fw_privacy. Es enthält ausschließlich die Fassung der Auswahl und „zugestimmt“ oder „abgelehnt“, keine Besucherkennung. Die Speicherdauer beträgt 180 Tage. Das Cookie ist auf unsere Website beschränkt und wird bei HTTPS mit den Attributen Secure und SameSite=Lax gesetzt.

Die Speicherung Ihrer gewünschten Auswahl dient dazu, sie zu beachten und die Abfrage nicht auf jeder Seite zu wiederholen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Weitere Angaben zu notwendigen Sitzungscookies in geschützten Bereichen finden Sie unter Cookie- und Einwilligungshinweise. Schriftarten, Bilder, Animationen und bereitgestellte Audiodateien werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

4.1 Optionale, datensparsame Seitenstatistik

Nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zählen wir weitere Abrufe unserer öffentlichen Seiten für interne statistische Zwecke. Gespeichert werden auf unserem VPS ausschließlich der Kalendertag, der öffentliche Seitenpfad, eine grobe Herkunftskategorie und die Anzahl der Abrufe. Die Kategorien unterscheiden beispielsweise Google, andere Suchmaschinen, soziale Netzwerke, andere Websites, interne Links und direkte oder unbekannte Herkunft.

Die Zählung erfolgt anhand des normalen Seitenabrufs auf unserem Server. Es gibt dafür kein Zählpixel, keine zusätzliche Analyse-Anfrage und keinen externen Analysedienst. In der Statistik speichern wir keine IP-Adressen, vollständigen Herkunfts-URLs, URL-Parameter, Suchbegriffe, Browserinformationen, einzelnen Besuchsereignisse oder Besucherkennungen. Die Zähler werden nicht mit Kontaktanfragen oder Anmeldungen verknüpft.

Rechtsgrundlage für die optionale Auswertung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Zustimmung, nach Ablehnen oder nach Widerruf werden weitere Seitenaufrufe nicht gezählt. Über „Datenschutzeinstellungen“ unten auf jeder Seite können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern. Do-Not-Track- und Global-Privacy-Control-Signale beachten wir auch bei einer zuvor gespeicherten Zustimmung.

Die Statistik umfasst die letzten 30 Kalendertage. Ältere Zähler werden automatisch gelöscht. Bereits gebildete Summen lassen sich mangels Besucherkennung keiner einzelnen Person zuordnen. Bekannte Suchmaschinen- und Vorschauprogramme sowie technische Prüfaufrufe werden nach Möglichkeit ausgeschlossen.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dazu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Nachricht sowie gegebenenfalls ausgewählte Themen und freiwillige weitere Angaben.

Formularanfragen werden in unserer eigenen PostgreSQL-Datenbank gespeichert. Für die interne Zustellung und Bearbeitung nutzen wir Microsoft 365 und Microsoft Graph. Zur Missbrauchsabwehr können IP-Adresse, Browserinformationen und ein Nachweis über die abgegebene Datenschutzerklärung verarbeitet werden. Die Bestätigung eines Datenschutzhinweises ist keine Newsletter-Anmeldung.

Kontaktformulardaten werden im Regelfall 180 Tage nach der letzten Aktualisierung zur Löschung vorgemerkt und beim regelmäßigen Bereinigungslauf entfernt. Laufende Vertragsangelegenheiten und gesetzlich aufzubewahrende Geschäftskorrespondenz werden nach ihrem jeweiligen Zweck und den geltenden Pflichten behandelt.

6. Terminvereinbarung

Für eine Terminanfrage verarbeiten wir insbesondere Ihre Kontaktdaten, den gewünschten Ansprechpartner, Datum und Uhrzeit, Unternehmensangaben sowie freiwillige Mitteilungen. Die Bearbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für sichere Organisation, Dokumentation und Missbrauchsabwehr gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Terminwahl auf unserer Kontaktseite wird von unserer eigenen Anwendung bereitgestellt. Verfügbarkeiten fragen wir serverseitig über Microsoft Graph ab. Ihr Browser stellt dabei keine direkte Verbindung zu Microsoft her. Für Bestätigung, Outlook-Kalendertermine und gegebenenfalls Teams-Besprechungen setzen wir Microsoft 365, Outlook, Teams und Microsoft Graph ein.

Eine Terminanfrage ist zunächst eine Anfrage und noch keine verbindliche Terminbestätigung. Hinweise und Bestätigungslinks erhalten Sie entsprechend dem jeweiligen Ablauf. Unsere Datenbank speichert den Bearbeitungsstand und die erforderlichen Nachweise. Erledigte vorläufige Reservierungen werden nach 30 Tagen, Termin- und Auditdaten im Regelfall nach 180 Tagen bereinigt. Für Outlook- und Teams-Termine gelten zusätzlich deren Zweck und die Aufbewahrung in Microsoft 365.

Microsoft Bookings wird nicht beim Laden unserer Seiten eingebettet. Wenn Sie einen ausdrücklich externen Kalenderlink öffnen, wechseln Sie zu einem Angebot von Microsoft. Dort verarbeitet Microsoft die beim Aufruf und bei der Buchung anfallenden Daten nach seinen eigenen Hinweisen. Als Alternative können Sie unsere eigene Terminanfrage oder das Kontaktformular verwenden.

7. Newsletter

Eine Kontakt- oder Terminanfrage meldet Sie nicht zu einem Newsletter an. Soweit Sie eine gesonderte Newsletter-Anmeldung nutzen, erfolgt sie aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir verwenden ein Bestätigungsverfahren: Erst nach Bestätigung des zugesandten Links wird eine Anmeldung aktiv.

Sie können die Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink einer entsprechenden E-Mail oder durch eine Nachricht an uns widerrufen. Unbestätigte Anmeldungen werden nach 30 Tagen bereinigt. Erforderliche Einwilligungs- und Widerrufsnachweise können darüber hinaus zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten und zur Rechtsverteidigung aufbewahrt werden.

8. Interaktive Checks und Beispiele

Der KI-Check und die vorbereiteten Beispiele auf der Website werden im Browser beziehungsweise regelbasiert in unseren eigenen Systemen ausgewertet. Dafür wird kein externer KI-Anbieter aufgerufen. Das bloße Durchspielen eines Beispiels versendet keine E-Mails, greift nicht auf Ihre Programme zu und führt keinen Auftrag für Sie aus. Die dargestellten Ergebnisse sind entsprechend gekennzeichnete Beispiele.

Nicht übermittelte Antworten und Ergebnisse des KI-Checks werden nicht in unserer Datenbank gespeichert. Wenn Sie ein Ergebnis freiwillig übermitteln, verarbeiten wir die übermittelten Antworten, Ergebnis und Score sowie Ihre dabei angegebenen Kontaktdaten zur Bearbeitung Ihres Anliegens nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ein darüber hinausgehender Kontaktwunsch wird gesondert erfasst; eine Newsletter-Anmeldung erfolgt nicht automatisch. Übermittelte KI-Check-Daten werden im Regelfall 180 Tage nach der letzten Aktualisierung bereinigt.

9. Microsoft 365 und Drittlandverarbeitung

Für E-Mail, Kalender und gegebenenfalls Online-Termine verwenden wir Dienste der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Je nach Funktion werden insbesondere Kontaktdaten, Nachrichten, Terminangaben und technische Daten verarbeitet.

Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, kann nicht generell ausgeschlossen werden. Für Übermittlungen an entsprechend zertifizierte Gesellschaften in den USA kommt der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO in Betracht; andernfalls sind geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln, erforderlich. Weitere Informationen enthalten die Datenschutzhinweise von Microsoft und das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum.

10. Dienstleister und Auftragsverarbeitung

Die aktiven Datenwege dieser Website führen zu unserem Server bei Hetzner sowie, für die genannten Kommunikations- und Terminfunktionen, zu Microsoft. Personenbezogene Daten werden nicht zu Werbezwecken an Analysedienste weitergegeben. Für weisungsgebundene Verarbeitung durch Dienstleister gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO.

Google Search Console dient uns als internes Werkzeug für Auffindbarkeit und Indexierung. Dafür wird auf der Website kein Google-Trackingcode geladen. Supabase, Vercel und Resend sind keine primären Datenwege dieser öffentlichen VPS-Website. Ein öffentlich nutzbarer Online-Zahlungsvorgang ist derzeit nicht aktiviert.

11. Sicherheit, Speicherung und Aktualisierung

Wir verwenden verschlüsselte Verbindungen, getrennte Anwendungs- und Sicherungsrollen sowie eine nicht öffentlich erreichbare Datenbank. Zur Wiederherstellung werden verschlüsselte Datenbanksicherungen erstellt. Sicherungskopien sind vom normalen Anwendungszugriff getrennt. Werden Daten aus einer Sicherung wiederhergestellt, müssen zwischenzeitlich erforderliche Löschungen erneut berücksichtigt werden.

Die genannten Datenbankfristen werden durch regelmäßige Bereinigung umgesetzt; der allgemeine Lauf erfolgt wöchentlich. Dadurch kann zwischen dem Erreichen einer Frist und der technischen Bereinigung bis zu eine Woche liegen. Für Geschäftskorrespondenz, Einwilligungsnachweise und Sicherungskopien richten sich weitere Aufbewahrung und Löschung nach Zweck, bestehenden Pflichten und dem jeweiligen Aufbewahrungsverfahren. Die Löschung in der Website-Datenbank löscht nicht automatisch zugehörige E-Mails oder Kalendereinträge bei Microsoft.

Bei einer Änderung unserer Funktionen oder Datenwege passen wir diese Hinweise an. Wenn eine neue Verarbeitung Ihre Einwilligung benötigt, darf sie erst nach einer entsprechenden Auswahl beginnen.