Betrieb in Deutschland
Website und Datenbank laufen auf einem Server in Nürnberg, Deutschland. Die Datenbank ist von außen nicht erreichbar.
Vertrauen und Sicherheit
Sie sollen Arbeit abgeben können. Mit einem klaren Überblick.
Sie sollen wissen, welche Daten genutzt werden, wer zugreifen darf und wo Ihr Team entscheidet. Deshalb klären und dokumentieren wir diese Punkte vor dem Einsatz – zusammen mit den nötigen Freigaben und der späteren Betreuung.
Unsere Website
So betreiben wir unsere eigene Website.
So läuft unsere eigene Website. Was in Ihrem Projekt gilt, klären wir vor dem Start.
Begrenzte Zugänge
Zugänge sind getrennt. Für Kalender und E-Mail hat unsere Website bei Microsoft nur die Rechte, die sie wirklich braucht.
Menschliche Freigabe
KI kann vorbereiten und vorschlagen. Entscheidungen und alles, was nach außen geht, bleiben bei benannten Menschen.
Nachvollziehbare Übergabe
Wir schreiben zu jedem Projekt auf: welche Regeln gelten, welche Daten wohin gehen, wer prüft und wie es danach weiterläuft. Das bekommen Sie übergeben.
Weg Ihrer Daten
Wenige Programme. Klare Zuständigkeiten.
Website, Formulare und Kundenbereich laufen auf unserem eigenen Server. Microsoft 365 nutzen wir für E-Mail, Kalender und Videogespräche. Wir laden keine fremden Dienste im Hintergrund und verfolgen Sie nicht über andere Seiten. Unsere eigene Besucherzählung ist ausgeschaltet.
Cookie- und Diensthinweise Ihr Browser → Fluxward-VPS → PostgreSQL Microsoft 365 nur dort, wo Kommunikation oder Terminverwaltung es erfordert.
Für Ihre IT: die technischen Details
Website und Datenbank (PostgreSQL) laufen auf einem eigenen Server bei Hetzner in Nürnberg. Die Datenbank ist nicht öffentlich erreichbar. Für Kalender und E-Mail nutzt die Website nur die nötigen Microsoft-Graph-Berechtigungen. Es werden keine fremden Dienste im Hintergrund geladen; die vorbereitete, selbst betriebene Besucherstatistik ist ausgeschaltet.
Ihre Daten im Projekt
Sie wissen, welche Unterlagen in Ihren KI-Ablauf einfließen.
Für Ihr Projekt klären wir Datenquellen, Anbieter, Zugriffe und Prüfschritte gesondert. Diese Punkte halten wir vor dem ersten Einsatz fest.
Welche KI dahintersteckt
- Wir wählen den KI-Dienst und die passenden Vertrags- und Datenschutzeinstellungen für das Projekt. Die Nutzung von Kundendaten zum Anbietertraining schließen wir im vereinbarten Rahmen aus.
- Welcher Anbieter für Ihr Projekt passt und wo die Daten verarbeitet werden, legen wir vor dem Start fest und schreiben es auf.
- Wenn Sie schon Microsoft 365 mit Copilot haben, prüfen wir zuerst, ob das reicht.
Was wir vertraglich regeln
- Vor dem Einsatz personenbezogener Daten klären wir die datenschutzrechtlichen Rollen und die nötigen Vereinbarungen. Ein Muster unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung erhalten Sie auf Anfrage.
- Nur die Unterlagen, die Sie freigeben, kommen in den Ablauf. Passwörter und Zugangsschlüssel nie.
- Zugriffe sind auf das begrenzt, was der Ablauf braucht, und werden nach dem Projekt wieder entzogen.
Was nie ohne Sie passiert
- In der Pilotphase werden Versand, Buchungen und andere wichtige Aktionen erst nach den vereinbarten Prüfschritten freigegeben.
- Unklare Fälle stoppen und gehen an eine feste Person.
- Bei quellenbasierten Antworten machen wir die verwendeten Fundstellen für die Prüfung zugänglich.
Was wir versprechen
- Wir bereiten die Unterlagen für die zuständige Datenschutz- oder Rechtsberatung vor. Die konkrete rechtliche Prüfung bleibt bei den dafür verantwortlichen Stellen.
- Gesundheits- oder Mandantendaten werden erst im dafür geklärten und freigegebenen Rahmen verarbeitet.
- Wichtige Aktionen erfolgen nach den vereinbarten Prüfschritten.
Vor jedem KI-Projekt
Fünf Antworten, die vor dem ersten echten Auftrag stehen müssen.
Je größer das Risiko, desto genauer die Antworten. So bleibt klar, wer was mit welchen Daten tun darf.
- 01Welche Daten werden wirklich benötigt?
- 02Wer darf auf Quellen und Ergebnisse zugreifen?
- 03Welche Ergebnisse muss ein Mensch prüfen?
- 04Wann stoppt der Ablauf, und wann gibt er ab?
- 05Was wird protokolliert, gelöscht und übergeben?
Was wir dazu vereinbaren
- 01Im Projekt: Meist weniger, als man denkt. Zum Start reichen oft ein paar Beispielmails oder eine Liste aus Ihrem Programm.
- 02Im Projekt: Nur benannte Personen aus Ihrem Team und wir beide. Das schreiben wir auf.
- 03Im Projekt: Alles, was nach außen geht oder Geld kostet. Das ist keine Ausnahme, das ist die Regel.
- 04Im Projekt: Sobald eine Angabe fehlt, eine Quelle widersprüchlich ist oder ein Fall nicht zu den Regeln passt.
- 05Im Projekt: Wir vereinbaren, welche Schritte protokolliert werden, wie lange Daten gespeichert bleiben und wie Löschung und Übergabe erfolgen.
Vorfallkontakt
Auffälligkeit entdeckt? Bitte direkt melden.
Schicken Sie keine Passwörter oder vertraulichen Inhalte mit. Beschreiben Sie kurz, welche Seite betroffen ist und wann Sie es bemerkt haben.
Häufige Fragen
Was wir zu Datenschutz und Sicherheit offen beantworten.
Ist Fluxward pauschal DSGVO- oder EU-AI-Act-konform?
Eine pauschale Garantie wäre unseriös. Wir gestalten Website und Projekte datenschutzbewusst, dokumentieren Wege Ihrer Daten, Anbieter, Rollen und Prüfstellen und weisen auf notwendige rechtliche Freigaben hin. Eine verbindliche Rechtsprüfung erfolgt durch Ihre oder unsere externe Rechtsberatung.
Wo liegen Website- und Formulardaten?
Die Website und die nicht öffentlich erreichbare PostgreSQL-Datenbank laufen auf einem Hetzner-VPS in Nürnberg. Für geschäftliche E-Mails, Kalender, Teams-Termine und den optionalen Bookings-Weg verwenden wir Microsoft 365 und Microsoft Graph.
Wer entscheidet bei KI-Ergebnissen?
Kritische Ergebnisse werden nicht blind übernommen. Im Projekt benennen wir, welche Vorschläge automatisch vorbereitet werden dürfen und an welchen Stellen eine fachlich verantwortliche Person prüft, freigibt, stoppt oder weitergibt.
Was passiert bei einem Sicherheits- oder Datenschutzvorfall?
Melden Sie Auffälligkeiten sofort an hello@fluxward.com. Wir sichern den Sachverhalt, begrenzen die Auswirkung, dokumentieren die Bearbeitung und prüfen notwendige interne, vertragliche oder behördliche Schritte.
Ist Fluxward pauschal DSGVO- oder EU-AI-Act-konform?
Eine pauschale Garantie wäre unseriös. Wir gestalten Website und Projekte datenschutzbewusst, dokumentieren Wege Ihrer Daten, Anbieter, Rollen und Prüfstellen und weisen auf notwendige rechtliche Freigaben hin. Eine verbindliche Rechtsprüfung erfolgt durch Ihre oder unsere externe Rechtsberatung.
Wo liegen Website- und Formulardaten?
Die Website und die nicht öffentlich erreichbare PostgreSQL-Datenbank laufen auf einem Hetzner-VPS in Nürnberg. Für geschäftliche E-Mails, Kalender, Teams-Termine und den optionalen Bookings-Weg verwenden wir Microsoft 365 und Microsoft Graph.
Wer entscheidet bei KI-Ergebnissen?
Kritische Ergebnisse werden nicht blind übernommen. Im Projekt benennen wir, welche Vorschläge automatisch vorbereitet werden dürfen und an welchen Stellen eine fachlich verantwortliche Person prüft, freigibt, stoppt oder weitergibt.
Was passiert bei einem Sicherheits- oder Datenschutzvorfall?
Melden Sie Auffälligkeiten sofort an hello@fluxward.com. Wir sichern den Sachverhalt, begrenzen die Auswirkung, dokumentieren die Bearbeitung und prüfen notwendige interne, vertragliche oder behördliche Schritte.
Der nächste Schritt
Welche Aufgabe kostet Ihr Team jede Woche Zeit?
In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihren Alltag. Sie bekommen eine Einschätzung, welcher nächste Schritt sinnvoll ist – auch wenn KI dafür nicht die richtige Lösung ist.